El almacén, desde el celular
y hablando con el folio S
El Portal de Almacén es la pantalla que le faltaba al piso: la lista de lo que hay que surtir hoy, con el número de pedido que el cliente reclama, el lote que se entregó y la foto de la caja. Sin capacitar a nadie en Odoo y sin salir del navegador del teléfono.
difam.odoo.com📖 Cómo usar este manual
No hace falta leerlo completo. Hace falta leer el capítulo del puesto que ocupas.
Este manual describe el Portal de Almacén de DIFAM: una zona del sitio web de tu Odoo, pensada para el teléfono, donde el personal de piso surte entregas, recibe mercancía y consulta existencias sin abrir el escritorio de Odoo. No sustituye a Odoo: escribe en Odoo. Cada cosa que se aprieta aquí mueve el mismo albarán, el mismo lote y el mismo inventario que movería un usuario del backend.
El almacén y el cliente no se hablan con WH/OUT/50079: se hablan con el folio S60953. Todo el portal está construido alrededor de esa verdad — la tarjeta lo muestra, el buscador lo busca y el ticket lo imprime.
Qué leer según lo que haces
Capítulos 1 a 10. Son el corazón del manual: encontrar la orden, capturar, lotes, evidencia, diferencias y firma.
Capítulos 1 a 4 y 11. La captura es la misma que la de salidas, pero además puedes corregir dónde se guarda cada producto.
Capítulo 12, el Localizador. Es de consulta pura: no mueve nada.
Capítulos 13 y 14. Asignar choferes, mandar la ruta por WhatsApp y trabajar la jornada.
Capítulo 16 y la sección de puesta en marcha. Aquí se decide quién ve qué.
Tres palabras que se repiten en todo el manual
Cada procedimiento trae la ruta literal de menú con el separador >, y cada capítulo dice qué pasa por debajo cuando aprietas el botón: qué documento nace, qué se mueve, qué queda escrito. Las advertencias de lo irreversible están marcadas en rojo.
Trucos de este manual
- Presiona Ctrl + K para buscar cualquier término, receta o pregunta. Funciona sin acentos.
- Las casillas de las listas de verificación se quedan marcadas aunque cierres la pestaña.
- El botón de tema claro/oscuro está arriba a la derecha y también se recuerda.
- Ctrl + P genera un PDF limpio, sin índice ni botones, listo para imprimir y pegar en la pared del almacén.
⏱️ Primeros 15 minutos
Entrar, encontrar un pedido por su folio y leer la tarjeta. Sin capturar nada, sin validar nada.
El primer día no se surte: se aprende a leer. Al terminar estos quince minutos vas a poder tomar el teléfono, teclear el folio que te dictó un cliente por WhatsApp y tener su pedido en pantalla en menos de diez segundos. Todo lo que sigue es de consulta: nada de esto mueve inventario.
Cuando alguien llega al mostrador no dice «vengo por el movimiento de almacén número cincuenta mil setenta y nueve». Dice «vengo por el pedido de la doctora Galván». El portal es el mostrador: está ordenado por el número que la gente sí recuerda, y el número interno queda abajo, para cuando de verdad haga falta.
Los 15 minutos, paso a paso
Hazlo desde el teléfono, no desde la computadora. El portal está pensado para una mano y un pulgar.
difam.odoo.com/myInicio > ENTRADASPuedes teclear, borrar, tomar fotos y firmar cuantas veces quieras: hasta que no aprietes VALIDAR, el portal no ha escrito ni una letra en Odoo. Lo único que sí guarda al instante es el botón Guardar de la caja de ubicación en recepciones, y eso está avisado en su capítulo.
Lo que deberías poder hacer al terminar
🔄 El recorrido completo de una orden
De la venta al ticket firmado, y de la compra al acomodo en el anaquel.
El portal no inventa documentos: se cuelga de los que Odoo ya crea. Vale la pena ver el recorrido entero una vez, porque explica por qué una orden aparece o no aparece en tu lista.
Una SALIDA, de punta a punta
Una RECEPCIÓN, de punta a punta
Solo hay cinco razones, y ninguna es un error del portal: (1) ya se validó, (2) se canceló, (3) el cliente no está asignado a tu usuario, (4) no tienes el permiso de ese tipo de operación, o (5) está filtrada por la fecha o por la búsqueda que dejaste puesta. Empieza siempre por lo último: pon el filtro en «Todos» y limpia la búsqueda.
Qué escribe el portal cuando aprietas VALIDAR
🚦 Los estados de una orden
Qué significa cada etiqueta de color y qué puedes hacer en cada una.
En Recepciones cada tarjeta trae una etiqueta de color con el estado. En Salidas no se pinta el estado, porque la lista ya está filtrada a lo que se puede surtir. Estos son todos los estados posibles y lo que quieren decir en el piso.
El semáforo de un albarán
Qué significa cada estado en el almacén
| Estado | Qué pasó | ¿Puedes surtirlo? |
|---|---|---|
| Borrador | El albarán existe pero nadie lo ha confirmado. Suele ser un movimiento creado a mano. | Sí, pero pregunta antes: puede estar incompleto. |
| En espera | Depende de otro movimiento que todavía no ocurre. | Sí, aunque puede que no haya existencias. |
| Esperando | Confirmado, pero Odoo no encontró existencias suficientes reservadas. | Sí. Si surtes menos, se genera entrega pendiente. |
| Listo | Confirmado y con existencias reservadas. Es el estado ideal. | Sí, sin sorpresas. |
| Hecho | Ya se validó. El inventario ya se movió. | No. Desaparece de la lista. |
| Cancelado | Se dio de baja. | No. Desaparece de la lista. |
Que Odoo no haya reservado existencias no significa que no haya producto en el anaquel. Significa que el sistema no lo tiene apartado. Si el producto está físicamente, súrtelo: el portal acepta la cantidad real y el inventario se corrige solo al validar.
Errores clásicos con los estados
- Dar por perdida una orden porque «ya no aparece»: casi siempre ya se validó y está en Hecho. Revísalo en el escritorio de Odoo antes de rehacerla.
- Surtir un Borrador sin preguntar: puede ser un movimiento a medio hacer de otra persona.
- Esperar a que una orden pase a Listo para surtirla. Si el producto está, no esperes.
📦 Qué es el Portal de Almacén y por qué existe
Un ERP completo en la pantalla de un almacenista es una trampa: hay doscientos botones y solo tres importan. El portal es el recorte honesto de esos tres.
El Portal de Almacén es una zona del sitio web de tu Odoo, no una aplicación aparte que haya que instalar en el teléfono. Se abre con el navegador, con el mismo usuario y la misma contraseña de siempre, y funciona igual en un celular de gama baja que en la computadora de la oficina.
El motor de un camión tiene cientos de piezas, pero el tablero enseña seis cosas: velocidad, gasolina, temperatura, aceite, revoluciones y kilómetros. Nadie maneja mirando el motor. El escritorio de Odoo es el motor —completo, potente, con todo—, y el portal es el tablero: lo que hay que ver mientras se trabaja, sin la posibilidad de tocar por accidente algo que no era.
Las cinco pantallas
Qué problema resuelve de verdad
Antes y después en el piso
| Situación | Sin el portal | Con el portal |
|---|---|---|
| Llega un pedido para surtir | Se imprime la orden en papel y se anota a mano | Se abre en el teléfono con la lista viva |
| El cliente pregunta por el folio S | Hay que buscar en Odoo con qué WH/OUT corresponde | El folio está en la tarjeta y en el buscador |
| Se entregó menos de lo pedido | Se anota en una libreta y se avisa después | Se captura la diferencia y nace la entrega pendiente con fecha |
| El cliente reclama que faltó una caja | Palabra contra palabra | Foto del bulto, firma y ticket con el detalle |
| ¿Qué lote se le mandó a este cliente? | Se reconstruye a mano | Quedó escrito línea por línea al validar |
| Un producto nuevo llega y nadie sabe dónde va | Se acomoda donde cae | Se captura zona, área, pasillo y nivel en la misma recepción |
No hay hoja de cálculo intermedia ni base de datos paralela. Cuando validas desde el teléfono, el albarán se valida con la misma mecánica que usaría el backend: mismo movimiento de existencias, mismos lotes, mismo historial. Por eso lo que se hace aquí se ve al instante en el escritorio.
Lo que sí puede hacer el portal
- Surtir y recibir albaranes completos o parciales, con cantidades distintas a las pedidas.
- Capturar varios lotes en una misma línea de producto, con la cantidad de cada uno.
- Adjuntar fotos por producto y una foto general del envío.
- Recoger la firma del cliente o del proveedor en la pantalla.
- Generar la entrega pendiente con fecha comprometida cuando falta mercancía.
- Corregir la referencia de acomodo de un producto durante la recepción.
- Asignar chofer, tipo de reparto y orden de parada, y mandar la ruta por WhatsApp.
Lo que NO hace el portal (y hay que hacer en Odoo)
- Crear una venta o una compra. El portal solo trabaja albaranes que ya existen.
- Cambiar el precio, el descuento o el cliente de un pedido.
- Agregar un producto que no venía en la orden. Si sobra algo que no estaba, se resuelve en el escritorio.
- Cancelar un albarán.
- Deshacer una validación. Eso no lo deshace nadie desde aquí.
- Facturar o timbrar.
El portal reutiliza el folio que ya publica el módulo de etiquetas de bultos, en vez de calcularlo por su cuenta. Es a propósito: así la etiqueta que se pega en la caja y la pantalla del surtidor nunca cantan números distintos. Si algún día cambia la regla del folio, cambia en un solo lugar.
Dudas que salen el primer día
¿Necesito instalar una app en el celular?
No. Se abre con el navegador. Si quieres, agrégalo a la pantalla de inicio del teléfono desde el menú del navegador y se comporta como una app.
¿Funciona sin internet?
No. El portal consulta y escribe en vivo. En una bodega con mala señal, captura en la zona donde haya cobertura antes de validar.
¿Puedo trabajar dos órdenes al mismo tiempo?
Sí, en dos pestañas. Cada una guarda lo suyo al validar, sin interferir con la otra.
¿Un almacenista puede ver los precios?
No en el portal: ninguna pantalla muestra precio, costo ni margen. Esos datos no viajan a estas pantallas.
🔓 Entrar: el Centro Logístico y quién ve qué
La misma cuenta de siempre, una pantalla distinta. Y un detalle que evita el 90% de las llamadas de soporte: lo que ves depende de lo que te encendieron.
Entrar, la primera vez
difam.odoo.com/myLas tarjetas del Centro Logístico
Picking y despacho. Es la lista de entregas por surtir.
Recepción de proveedores.
Consulta de existencias. Solo lectura.
Asignar choferes y rutas. Solo para el maestro de inventarios.
Entregas asignadas. Solo para quien tiene el rol de chofer.
Cada tarjeta aparece o desaparece según los permisos de tu usuario. Si no ves una, no está descompuesta: no te la encendieron. Un almacenista típico ve SALIDAS y LOCALIZADOR; el de recepción ve ENTRADAS; el jefe de almacén las ve todas.
El segundo candado: los clientes asignados
Además del permiso por pantalla hay un filtro por cartera. Si tu usuario no está marcado como maestro de inventarios, solo verás los movimientos de los clientes que te asignaron en su ficha de contacto. Es el mismo criterio con el que se reparte una ruta: cada quien ve lo suyo.
Qué ves según cómo te configuraron
| Perfil | Ve movimientos de | Pantallas típicas |
|---|---|---|
| Maestro de inventarios | Todos los clientes y proveedores | Las cinco |
| Almacenista de salidas | Solo sus clientes asignados | Salidas y Localizador |
| Personal de recepción | Solo sus proveedores asignados | Entradas y Localizador |
| Chofer | Solo las entregas donde es el chofer asignado | Mi Ruta |
Cuando intentas abrir una pantalla para la que no tienes permiso, el portal no muestra un error: te devuelve a la página principal. Es discreto a propósito, pero confunde. Si te pasa una y otra vez, no es un error de red: es un permiso apagado.
Lista de verificación para dar de alta a alguien nuevo
🏷️ El folio manda: PEDIDO, ORIGEN y REF.
Tres etiquetas en cada tarjeta. Parecen redundantes hasta el día en que no coinciden — y ese es justo el día en que salvan la entrega.
Toda tarjeta del portal, en las cinco pantallas, trae la misma tira de etiquetas debajo del número de albarán. Aprender a leerla toma treinta segundos y ahorra media hora de teléfono al día.
Las tres etiquetas
Una misma persona es «la doctora Galván» para su paciente, «ARIADNA GALVAN CAMACHO» en su credencial y «el número 4471» en el expediente del hospital. Los tres son correctos y los tres sirven para algo distinto. Cuando los tres coinciden nadie se fija; cuando el expediente dice otro nombre, el que se fijó salva el día.
Por qué PEDIDO y ORIGEN salen los dos aunque digan lo mismo
Son dos campos distintos de Odoo que en el flujo normal traen el mismo valor. Mostrar solo uno obligaría a adivinar cuál. El portal muestra los dos siempre, y el día que difieren lo notas sin buscarlo.
Cuándo difieren, y qué significa
| PEDIDO | ORIGEN | Qué pasó |
|---|---|---|
| S60953 | S60953 | Lo normal: la entrega viene de esa venta. |
| — | Devolución de WH/OUT/01992 | Es una devolución de un cliente. No hay venta detrás: hay una salida que regresa. |
| — | P00115 | El albarán trae el folio escrito en el origen, pero no está enlazado a la compra. Casi siempre es un movimiento creado a mano o quedó en borrador. |
| S60953 | S60709 | Alguien reasignó el documento. Vale la pena preguntar antes de surtir. |
| — | — | Un movimiento interno o creado a mano, sin ningún documento detrás. |
El almacén de DIFAM rotulaba las cajas a mano precisamente porque la etiqueta del sistema traía el número interno y no el folio. El portal sigue esa misma regla: el folio va primero y en grande, y el número interno queda arriba, chiquito, para cuando de verdad haga falta.
Un mismo pedido puede haber salido en dos entregas: dos albaranes distintos con el mismo folio. Si buscas por folio y aparecen dos tarjetas, no es un duplicado — es una entrega parcial anterior. Fíjate en la fecha y en el número de líneas antes de decidir cuál surtir.
Recetas rápidas con el folio
- Entra a SALIDAS
- Cambia el selector a «Pedido / Origen»
- Teclea el folio y presiona la lupa
- Si aparece una tarjeta: todavía no sale. Si no aparece nada: ya se validó o se canceló
- Entra a RECEPCIONES
- Busca en «Pedido / Origen» la palabra «Devoluc»
- La etiqueta ORIGEN te dice de qué salida viene
- Con ese WH/OUT ya puedes rastrear la venta en el escritorio
- Entra a RECEPCIONES
- Busca en «Pedido / Origen» ese número
- Si alguien lo capturó, la etiqueta REF. lo trae y la tarjeta aparece
🔍 Encontrar la orden: buscador, filtros y orden
Cinco modos de búsqueda, cuatro o cinco filtros y cinco criterios de orden. Suena a mucho: en la práctica se usan tres combinaciones y siempre las mismas.
El buscador es idéntico en Salidas y en Recepciones. Tiene tres partes: el selector de dónde buscar, la caja de texto con su lupa, y el selector de orden. Arriba de todo están los filtros de fecha.
Los cinco modos del selector
La búsqueda es por pedazo: 60953 encuentra S60953, y 953 también. Tampoco importan mayúsculas o minúsculas. Si te dictan mal un dígito, teclea solo los que estés seguro.
Buscar, paso a paso
En Salidas
- Todos — todo lo pendiente
- Para Hoy — programado para hoy
- Atrasados — la fecha ya pasó
- Futuros — programado para después
En Recepciones
- Todas — todo lo pendiente
- Listas — solo las que ya tienen existencias reservadas
- Para Hoy
- Atrasadas
- Futuras
El servidor de Odoo trabaja en horario universal, seis horas adelante. Si el filtro usara la hora del servidor, «hoy» empezaría a las seis de la tarde del día anterior y te arrastraría entregas de ayer. El portal calcula el día con tu zona horaria, así que lo que ves es de verdad lo de hoy.
Los cinco criterios de orden
| Orden | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Programada | El de siempre: lo más urgente arriba. Es el que viene puesto. |
| Pedido / Origen | Agrupa las entregas del mismo pedido juntas. Útil cuando un folio salió partido. |
| Referencia | Por número de albarán, de más nuevo a más viejo. |
| Cliente / Proveedor | Junta todo lo de un mismo contacto. Ideal para armar una ruta a mano. |
| Prioridad | Primero lo marcado como urgente en Odoo. Solo en Salidas. |
Cuando hay más de veinte órdenes
Las listas muestran veinte tarjetas por página y abajo aparece el paginador. La búsqueda, el filtro y el orden se conservan al cambiar de página: puedes buscar «Zapopan», ordenar por cliente y pasar a la página 2 sin perder nada.
Errores que hacen parecer que el portal falla
- Dejar un filtro puesto de ayer y jurar que «se perdieron las órdenes». Pon Todos y limpia la búsqueda antes de reportar nada.
- Buscar un folio en modo «Referencia (WH/…)». Ese modo solo mira el número interno: nunca va a encontrar una S.
- Buscar una orden que ya se validó. El portal solo lista lo pendiente; lo hecho vive en el escritorio.
- Buscar por producto y esperar que salga rápido con una palabra de tres letras. Escribe la clave o el nombre completo.
🚚 Salidas: leer la tarjeta antes de tocar nada
Cada tarjeta cabe en una mirada y trae siete datos. Si los lees en orden, sabes si esa entrega se puede surtir hoy antes de caminar al anaquel.
La pantalla de SALIDAS es la lista de todo lo que hay por entregar. Cada orden es una tarjeta con una franja de color a la izquierda. En pantalla de teléfono va una tarjeta por renglón; en computadora, dos.
Los siete datos de una tarjeta, en el orden en que hay que leerlos
Debajo del conteo de líneas aparece la colonia del cliente si su ficha la tiene. En una operación que reparte por zonas, ese renglón vale más que la dirección completa: te dice si esa entrega cabe en la ruta de hoy.
Dos avisos que pueden aparecer
Avisos de la tarjeta
En verde, si la ficha del cliente tiene capturado su día y horario de atención. Evita el viaje perdido.
En rojo, cuando la fecha programada cae en un día que el horario del cliente no menciona. Es un aviso, no un candado: puedes surtir igual.
Compara la fecha programada contra el texto del horario del cliente. Si el horario dice «lunes a viernes» y la entrega cae en sábado, avisa. No sabe de puentes, vacaciones ni cierres por inventario. Úsalo como recordatorio, no como verdad.
La rutina de la mañana
Cinco minutos antes de empezar a caminar el almacén.
Preguntas de esta pantalla
¿Por qué una orden aparece en rojo si la fecha es de hoy?
Porque la fecha programada incluye hora. Si estaba programada para las 9:00 y ya son las 11:00, ya venció.
Veo una orden de un cliente que no es mío
Entonces tu usuario está marcado como maestro de inventarios, o el cliente te fue asignado. Ninguna de las dos es un error.
¿Puedo surtir en el orden que quiera?
Sí. El portal no obliga a ninguna secuencia. El orden de la lista es solo una ayuda visual.
Surtí una orden y sigue apareciendo
Recarga la página. Si sigue, es que la validación no terminó: revisa si te salió algún aviso rojo al apretar VALIDAR.
✋ Surtir una orden, paso a paso
La pantalla de captura es la misma para salidas y para recepciones. Se aprende una vez y sirve para las dos.
Al tocar SURTIR ORDEN se abre la pantalla de captura. Arriba queda fija una barra oscura con el número de albarán y dos botones; abajo, fija también, el botón VALIDAR. En medio va la ficha de la orden y una tarjeta por cada producto.
La ficha de arriba
La tarjeta de cada producto
Cada producto trae su nombre, su clave interna, las etiquetas de ubicación (zona, área, pasillo y nivel, si están capturadas) y un recuadro que dice Ped: con la cantidad pedida y la unidad. Debajo va la captura, que cambia según si el producto lleva lote o no.
Esas etiquetas de colores al lado de la clave son la referencia fija del producto: dónde vive en tu almacén. No son la ubicación de Odoo — son la que tu equipo capturó. Un almacén con esas cuatro coordenadas bien puestas se camina en la mitad de tiempo.
Surtir una orden completa (el caso normal)
Cuando hay de todo y todo está bien.
Si no vas a surtir completo, olvídate del botón TODO. En cada producto sin lote hay una caja de cantidad y un botón Completar que la iguala a lo pedido. Escribe la cantidad real que estás metiendo a la caja. Puede ser menos (faltante) o más (sobrante): el portal acepta las dos.
Las etiquetas de estado de cada línea
| Etiqueta | Qué significa | Qué pasa al validar |
|---|---|---|
| Sin etiqueta | La línea está en cero: no capturaste nada. | No se entrega nada de ese producto. |
| ✔ Completo (verde) | Capturaste exactamente lo pedido. | Se entrega completo. |
| ⬇ Faltante (amarillo) | Capturaste menos de lo pedido. | Se abre la caja de «Diferencia Detectada» para la entrega pendiente. |
| ⬆ Sobrante (azul) | Capturaste más de lo pedido. | Se entrega la cantidad real. No genera pendiente. |
Una vez confirmada, la orden queda validada: el inventario se movió, los lotes quedaron asignados y el albarán pasó a Hecho. Desde el portal no se puede deshacer. Corregir una validación equivocada se hace en el escritorio de Odoo, con permisos de inventario, y no siempre es limpio. Revisa antes de confirmar.
Los cinco errores más caros de esta pantalla
- Apretar TODO y validar sin caminar el almacén. Si no había existencia física, acabas de declarar que la entregaste.
- Dejar una línea en cero por descuido: se entrega sin ese producto y nadie se entera hasta el reclamo.
- Capturar el nombre de la empresa en vez del de la persona que firma. El ticket pierde su valor como prueba.
- Validar sin firma cuando el cliente sí está enfrente. Después ya no hay a quién pedírsela.
- Salir de la pantalla creyendo que se guardó. Nada se guarda hasta VALIDAR (salvo la caja de ubicación en recepciones).
🔖 Lotes y series: un renglón, varios lotes
Es la parte que más se equivoca y la que más caro cuesta. En una distribuidora farmacéutica, el lote no es un dato administrativo: es la diferencia entre poder retirar un producto del mercado y no poder.
Cuando un producto lleva seguimiento por lote, la tarjeta ya no muestra una caja de cantidad: muestra líneas de lote. Cada línea tiene el número de lote y su cantidad. Abajo, un contador que dice Surtido: X / Y.
Si te piden diez litros y tienes seis de una caducidad y cuatro de otra, no puedes anotar «diez litros» y ya. Tienes que anotar seis del primero y cuatro del segundo, porque el día que uno de esos lotes salga mal hay que saber a quién le tocó cuál. El portal te obliga a esa honestidad, y por eso deja partir el renglón en cuantas líneas haga falta.
Surtir diez piezas repartidas en dos lotes
El caso más común y el que hay que dominar.
Rellena la primera línea con lo que falte para llegar a la cantidad pedida, respetando lo que ya capturaste en las demás. Si pediste 10, ya pusiste 4 en la segunda línea y aprietas Completar, la primera se pone en 6.
Números de serie: uno por uno
Cuando el producto lleva número de serie en vez de lote, la etiqueta dice NÚMEROS DE SERIE y la cantidad de cada línea queda fija en 1 y no se puede editar. Es correcto: una serie identifica una pieza única. Para tres piezas se agregan tres líneas.
Al apretar VALIDAR, si hay una línea con cantidad mayor a cero y sin número de lote, sale el aviso «Falta capturar el número de lote/serie de un producto rastreado» y no se procesa nada. No es un capricho: sin lote, ese movimiento sería intrazable. Regresa, captura el lote y vuelve a validar.
Qué hace el portal con lo que capturas
| Lo que capturas | Lo que queda en Odoo |
|---|---|
| Un lote que ya existía para ese producto | Se usa el existente. No se duplica. |
| Un lote nuevo | Se crea con ese nombre, para ese producto y esa compañía. |
| Dos lotes en la misma línea | Se generan dos movimientos de detalle, uno por lote. |
| El mismo número de lote de otro producto | Son lotes distintos: el nombre no es único entre productos. |
| Un lote con espacios al principio o al final | Se recortan. « L4471 » y «L4471» son el mismo. |
Crea el lote con su número, pero no le pone fecha de caducidad. Si el lote es nuevo, alguien tiene que capturarle la caducidad en el escritorio para que el sistema de primeras caducidades funcione. Es el pendiente clásico de una recepción hecha desde el piso.
Antes de validar un producto con lote
📸 La evidencia fotográfica
Dos tipos de foto y una regla: la que se toma antes de cerrar la caja vale; la que se toma después del reclamo, no.
El portal admite dos clases de evidencia: una foto general de todo el envío y una foto por producto. Las dos son opcionales y las dos quedan colgadas del albarán en Odoo, para siempre, con el nombre del producto y la hora en el archivo.
📷 Foto general (abajo, «EVIDENCIA GENERAL»)
- El envío completo antes de subirlo
- El estado de la tarima
- El sello del transportista
- Una sola por orden
🔬 Foto por producto (en la tarjeta del producto)
- Los lotes mezclados dentro de una caja
- Una caducidad corta que conviene documentar
- Un empaque que llegó golpeado
- Tantas como productos tenga la orden
La foto general prueba que hubo un envío. La foto por producto prueba qué iba dentro, con qué lote y en qué estado. Cuando un cliente reclama que el lote que recibió no es el que dice el papel, esa es la única foto que sirve.
Tomar una foto de un producto
Antes de mandarlas las reduce a mil píxeles de ancho y las guarda como JPG. Una foto de teléfono de cuatro megas viaja como una de doscientos kilobytes: no tapa la red del almacén ni infla la base de datos, y se sigue leyendo perfecto.
Dónde quedan y cómo se consultan después
Al validar, todas las fotos se adjuntan al albarán y se anuncian en su historial, en el mismo mensaje que dice quién validó y si hubo diferencias. Para verlas, se abre el albarán en el escritorio de Odoo y se mira el panel de archivos adjuntos.
Inventario > Operaciones > Transferencias > (abrir el albarán) > panel de adjuntosLas fotos viven en la pantalla hasta que aprietas VALIDAR. Si cierras la pestaña, se recarga la página o se cae la sesión, se pierden y hay que volver a tomarlas. En una bodega con mala señal, toma las fotos al final, junto a la firma, no al principio.
Reglas de la casa para fotografiar
- Siempre foto de producto cuando mezclas lotes en una misma caja.
- Siempre foto cuando entregas menos de lo pedido: documenta lo que sí va.
- Siempre foto cuando el empaque llega o sale dañado, aunque se acepte.
- Foto general en toda entrega que viaje por paquetería externa.
- Que salga la etiqueta legible, no el pasillo completo.
Preguntas sobre la evidencia
¿Puedo tomar varias fotos del mismo producto?
No: la última reemplaza a la anterior. Si necesitas documentar dos cosas de un mismo producto, toma una foto que muestre las dos.
¿La foto se ve en el ticket del cliente?
El ticket incluye las evidencias del envío. Es parte de por qué el ticket sirve como comprobante.
¿Puedo borrar una foto ya validada?
Desde el portal no. En el escritorio, quien tenga permiso puede quitar el adjunto, pero queda el rastro en el historial.
¿Ocupa mucho espacio?
Alrededor de doscientos kilobytes por foto. Mil entregas fotografiadas pesan menos que un video de un minuto.
⚖️ Faltantes y sobrantes: la entrega pendiente
Casi nunca sale exacto. Lo que distingue a un almacén ordenado de uno que discute por teléfono es qué hace con la diferencia en el momento en que la ve.
En cuanto capturas menos de lo pedido en cualquier línea, aparece abajo una caja amarilla que dice Diferencia Detectada. Ahí se decide qué pasa con lo que no se entregó.
Pediste veinte bolillos y solo hay quince. Hay dos maneras de resolverlo en el mostrador: «te apunto los cinco para mañana a primera hora» o «los cinco se cancelan, si quieres pides después». Las dos son válidas. Lo que no es válido es no decir nada y dejar que el cliente lo descubra al abrir la bolsa.
Las dos salidas de un faltante
| Si en la caja amarilla… | Qué pasa al validar | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Capturas una fecha | Nace un albarán nuevo con lo que faltó, programado para esa fecha. Aparecerá en SALIDAS ese día. | Cuando el producto va a llegar y el cliente lo espera. |
| La dejas vacía | El resto se cancela. No queda nada pendiente. | Cuando el cliente ya no lo quiere o se resuelve con una venta nueva. |
Entregar parcial y comprometer el resto
Si capturas más de lo pedido, la línea se marca en azul con «⬆ Sobrante» y el portal entrega esa cantidad, sin abrir la caja amarilla. Es correcto: no hay nada pendiente que agendar. Pero sí hay algo que avisar — una salida mayor a la vendida descuadra el inventario contra la factura. Avisa a ventas el mismo día.
La fecha que captures aplica a todo lo que quedó pendiente en esa orden, no a un producto en particular. Si faltaron tres productos con tiempos distintos, se agenda con la fecha del más lento y se ajusta después en el escritorio.
Qué queda escrito
El rastro de una entrega con diferencia
Lo que sale caro aquí
- Dejar la fecha vacía «para no complicarse»: acabas de cancelar mercancía que el cliente sigue esperando.
- Poner una fecha que sabes que no se cumple. El compromiso queda escrito y el cliente lo va a cobrar.
- Capturar la cantidad pedida en vez de la real para «no abrir la caja amarilla». Eso ya no es un faltante: es un faltante oculto, y el inventario queda mintiendo.
- No avisar del sobrante. El descuadre aparece semanas después y ya nadie recuerda de dónde salió.
Casos reales
- Captura 18 en la línea
- En la caja amarilla pon la fecha del jueves
- Termina con firma y valida
- Dale al cliente el folio pendiente que sale en el ticket
- Captura 4
- Deja la fecha VACÍA
- Acepta el aviso de cancelación del resto
- Avisa a ventas para que ofrezcan el sustituto
- Captura 26: la línea se marca «⬆ Sobrante +2»
- Toma foto del producto para dejar constancia
- Valida
- Avisa a ventas ese mismo día para que ajusten la factura
✍️ Firmar, cerrar y el ticket
El último tercio de la pantalla es el que convierte un movimiento de inventario en un comprobante que se puede defender.
Debajo de los productos hay tres cajas: quién recibe (o quién entrega), evidencia general y la firma. Y abajo de todo, fijo, el botón VALIDAR.
Quién entrega y quién recibe
Si dejas la caja vacía, el portal guarda el nombre del contacto de Odoo y el comprobante pierde la mitad de su valor: «recibió: FARMACIA X» no le sirve a nadie. «recibió: Ana Ruiz, mostrador» sí. Debajo de la caja el portal te recuerda con qué usuario estás firmando tú.
La firma
Se puede validar sin firma y a veces hay que hacerlo: una entrega por paquetería no tiene a quién pedírsela. Pero cuando el cliente está enfrente, no firmar es regalar la única prueba que ibas a tener. Es una regla de la casa, no del sistema.
La ventana de «¡Todo Listo!»
Los tres botones del cierre
Abre el PDF del comprobante. Es lo que se le entrega o se le manda al cliente.
Cierra la ventana y deja la orden en pantalla, ya en modo lectura, para verificar lo que quedó.
Regresa a Salidas o a Recepciones, según de dónde veniste.
Qué trae el ticket
No hace falta volver al portal para reimprimirlo. En el albarán, el botón Imprimir incluye Ticket DIFAM (Entrega / Recepción). Sirve para reponer un comprobante que el cliente perdió, sin tocar el documento.
Inventario > Operaciones > Transferencias > (abrir el albarán) > Imprimir > Ticket DIFAMAntes de apretar VALIDAR
📥 Recepciones: recibir del proveedor y decir dónde se guarda
La recepción es la única oportunidad barata de poner orden. Después, corregir dónde vive un producto cuesta caminar el almacén entero.
La pantalla de ENTRADAS es igual a la de Salidas: mismas tarjetas, mismo buscador, mismos filtros. Cambian tres cosas: el folio empieza con P, el contacto es el proveedor, y cada tarjeta trae una etiqueta de estado de color.
Dentro de la orden, cada producto trae una caja extra que dice ¿DÓNDE SE GUARDA? (REFERENCIA DIFAM) con cuatro campos: Zona, Área, Pasillo y Nivel. Esa caja solo aparece en recepciones, porque recibir es el momento en que sabes dónde va a quedar.
Recibir una entrega de proveedor
+ Agregar loteEs la única excepción de todo el portal. Ese botón no espera a VALIDAR: guarda la referencia en la ficha del producto en el momento en que lo aprietas, y aplica a todos los movimientos de ese producto, no solo a esta orden. Si escribes mal el pasillo, lo escribiste mal para todo el almacén.
Las cuatro coordenadas
Lo que dejes vacío simplemente no se pinta. Un almacén chico puede vivir con Zona y Pasillo. Lo que no conviene es inventar un sistema distinto por persona: acuerden el formato antes de empezar a capturar, y escríbanlo en la pared.
Diferencias entre Salidas y Recepciones
| Salidas | Recepciones | |
|---|---|---|
| Folio | S… | P… |
| Contacto | Cliente | Proveedor |
| Etiqueta de estado | No se pinta | Sí, de color |
| Filtro extra | — | «Listas» |
| Caja de ubicación | No | Sí |
| Quién firma | Quien recibe (cliente) | Quien entrega (proveedor) |
| Qué hace el inventario | Baja | Sube |
El portal deja recibir más de lo comprado, y a veces hay que hacerlo. Pero esa diferencia va a aparecer contra la factura del proveedor. Avisa a compras el mismo día: es mucho más barato corregirlo antes de que llegue el complemento de pago.
La recepción bien hecha, en cinco reglas
- Se cuenta antes de capturar, no mientras.
- El lote se teclea mirando la caja, nunca de memoria.
- Si el lote es nuevo, se avisa el mismo día para que le capturen la caducidad.
- La ubicación se corrige en el momento: es cuando sabes dónde lo pusiste.
- Lo que llegó mal se fotografía antes de meterlo al anaquel.
🔎 El Localizador: ¿sí hay, y dónde está?
La pantalla más simple y la más usada. No mueve nada: solo responde la pregunta que interrumpe el día veinte veces.
El LOCALIZADOR tiene una sola caja de búsqueda. Escribes el nombre o la clave de un producto, presionas la lupa, y salen tarjetas con la existencia real y dónde está.
Los dos «dónde» de una tarjeta
«Ubicación Actual» es «está en la sala de consulta». «Referencia Fija» es «estante 4, tercer entrepaño». La primera te dice si el libro está en el edificio; la segunda es la que te evita caminar veinte minutos. Un almacén sin la segunda funciona, pero funciona lento.
Buscar una existencia
Si un producto no aparece, puede ser que no exista con ese nombre o que esté en ceros. El Localizador no es un catálogo: es una foto de lo que hay. Para saber si el producto existe en el sistema, hay que mirar el escritorio.
Lo que el Localizador NO dice
- Si esa existencia ya está apartada para otra entrega. Puede haber diez y estar comprometidas.
- El lote ni la caducidad de lo que hay.
- Ningún precio ni costo. No están ocultos: no viajan a esta pantalla.
- Existencias en ubicaciones que no sean internas: lo que está en tránsito no cuenta.
Cuando ventas pregunta «¿alcanza para mandarle veinte?», la respuesta honesta sale de aquí en diez segundos y de caminar al anaquel. El Localizador te dice a dónde caminar; no sustituye el caminar.
Recetas del Localizador
- Entra al Localizador
- Busca por clave interna, que es más exacta que el nombre
- Suma las cantidades si aparece en varias ubicaciones
- Contesta con la cantidad y la ubicación, no solo «sí hay»
- Busca por clave interna en vez de por nombre
- Si sigue sin salir, está en ceros en el sistema
- Eso es un descuadre: repórtalo, no lo resuelvas surtiendo
- El Localizador busca por producto, no por pasillo
- Para inventariar un pasillo se usa el informe de existencias del escritorio
🗺️ Despacho: asignar chofer, reparto y orden de parada
La pantalla del jefe de almacén. Convierte una lista de entregas sueltas en rutas con dueño, orden y aviso mandado.
DESPACHO solo la ve quien está marcado como maestro de inventarios. Muestra todas las entregas pendientes, una por renglón, con tres controles y dos botones de acción.
Los tres controles de cada renglón
Es un truco viejo y sigue siendo el mejor. Si numeras 1, 2, 3 y hay que meter una entrega urgente entre la 2 y la 3, tienes que recorrer todo. Con 10, 20, 30, la urgente entra como 25 y nadie toca lo demás.
Armar la ruta de mañana
Cuando marcas «Ruta interna» y eliges chofer, el portal además crea (o actualiza) una tarea a nombre de ese chofer, con la dirección, el horario del cliente, la liga del mapa y el aviso si la fecha cae en día que podría no abrir. Sirve para seguirle la pista a la entrega desde la app de proyectos, sin depender del portal.
Los dos botones de acción
Abre WhatsApp con el resumen ya redactado, dirigido al teléfono del chofer. Si no tiene teléfono capturado, abre WhatsApp para que elijas el contacto.
Abre Google Maps con la dirección del cliente como destino. Sirve para verificar que la dirección exista antes de mandar a alguien.
El botón prepara el mensaje en WhatsApp. Tú lo revisas y aprietas enviar. Es a propósito: si el teléfono del chofer está mal capturado o la dirección está incompleta, es tu última oportunidad de verlo antes de que salga.
Errores de despacho
- Cambiar los tres selectores y no apretar guardar. El renglón se guarda por renglón, no al salir.
- Asignar chofer sin poner «Ruta interna»: no se crea la tarea de seguimiento.
- Armar la ruta sin mirar el horario del cliente. Media hora de manejo perdida por una cortina cerrada.
- Numerar todo con el mismo número. Si todos son 10, no hay orden.
📍 Mi Ruta: la jornada del repartidor
Una sola pantalla, en el orden en que hay que manejar, con el botón de mapa y el de avisar. Se puede imprimir y llevar en el tablero.
MI RUTA la ve quien está marcado como chofer. Muestra únicamente las entregas donde ese usuario es el chofer asignado y el reparto es interno, ordenadas por número de parada.
Los filtros de arriba
Lo que trae cada parada
Los tres botones de cada parada
Abre Google Maps con la dirección del cliente como destino.
Abre WhatsApp con un mensaje de «voy en camino» al teléfono del cliente, con el folio y la liga del mapa.
Abre la pantalla de captura para cerrar la entrega en la puerta del cliente: cantidades, firma y ticket.
Es una excepción hecha a propósito. Si a alguien se le asignó la entrega, tiene que poder validarla en la puerta del cliente — con firma, foto y ticket en el momento. Lo que no puede es abrir entregas que no son suyas.
Arriba a la derecha. Saca la ruta completa en papel, sin botones ni índice: direcciones, horarios y avisos. Para la zona donde no hay señal, es el respaldo. La captura se hace después, donde vuelva a haber red.
La jornada de un chofer
🚨 Lo que no tiene vuelta atrás
Un capítulo corto y en rojo. Son cuatro cosas. Vale la pena leerlo dos veces y pegarlo en la pared.
Mueve el inventario, asigna los lotes, pasa el albarán a Hecho y, si hay faltante, crea o cancela el pendiente. Desde el portal no se deshace. Corregirlo requiere permisos de inventario en el escritorio y no siempre queda limpio: si la mercancía ya salió, el ajuste es contable, no un botón.
Si la caja amarilla aparece y la dejas vacía, el resto de la orden se cancela. El portal pregunta antes, con un aviso que dice exactamente eso. Lee el aviso. Es el punto donde más mercancía prometida se pierde en silencio.
El botón Guardar de la caja «¿DÓNDE SE GUARDA?» escribe en la ficha del producto en el momento, sin esperar a VALIDAR, y afecta a todas las órdenes de ese producto. Un pasillo mal tecleado manda a todo el equipo al lugar equivocado hasta que alguien lo note.
Cantidades, lotes, fotos y firma viven solo en la pantalla hasta que aprietas VALIDAR. Cerrar la pestaña, recargar o perder la sesión los borra sin aviso. No es un error: es que el portal no guarda borradores.
Y tres cosas que sí se pueden arreglar
Respira: esto tiene arreglo
- Una firma fea o de la persona equivocada: mientras no hayas validado, «Borrar Firma» y de nuevo.
- Una foto mal tomada: vuelve a tocar el botón; la nueva reemplaza a la anterior.
- Una ubicación mal capturada: se corrige en la siguiente recepción de ese producto, o en el escritorio.
Si ya pasó, a quién avisar
| Lo que pasó | A quién | Cuándo |
|---|---|---|
| Validé una orden que no era | Jefe de almacén | Inmediatamente. Cada minuto que pasa hay más documentos encima. |
| Cancelé un faltante sin querer | Ventas | El mismo día, para que decidan si rehacen el pedido. |
| Entregué de más | Ventas | El mismo día, antes de que se facture. |
| Recibí de más | Compras | El mismo día, antes del pago al proveedor. |
| Capturé un lote equivocado | Jefe de almacén | Inmediatamente. La trazabilidad no se corrige sola. |
| Escribí mal una ubicación | Jefe de almacén | Cuando lo notes. No es urgente, pero se olvida. |
Antes de VALIDAR, todo se puede corregir. Después, todo se avisa. Nadie se mete en problemas por avisar un error el mismo día; los problemas empiezan cuando el error se descubre solo, tres semanas después.
🔑 Permisos: quién puede qué
Para el jefe de almacén y para quien da de alta usuarios. Seis interruptores y un campo en el contacto: con eso se arma cualquier perfil.
Todo el control de acceso del portal vive en dos lugares: la pestaña «Portal DIFAM» de la ficha del usuario, y un campo en la ficha del cliente. No hay grupos de seguridad que configurar ni reglas que escribir.
Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios > (abrir el usuario) > pestaña Portal DIFAMLos seis interruptores
| Interruptor | Qué hace | Recomendación |
|---|---|---|
| Habilitar Portal DIFAM Almacén | El maestro. Sin él no se ve nada del Centro Logístico. | Enciéndelo primero. Es el que se olvida. |
| Es Maestro de Inventarios | Ve TODOS los movimientos, de todos los clientes. Y habilita DESPACHO. | Solo jefe de almacén y coordinación. No es un permiso de confianza: es de alcance. |
| Permiso: Ver Salidas | Habilita la pantalla SALIDAS. | Encendido por omisión. |
| Permiso: Ver Entradas | Habilita RECEPCIONES. | Apagado por omisión. Enciéndelo solo a quien recibe. |
| Permiso: Usar Localizador | Habilita el LOCALIZADOR. | Encendido por omisión. Es de solo consulta: no hay razón para apagarlo. |
| Es Chofer de Ruta | Habilita MI RUTA y hace que el usuario aparezca en el desplegable de choferes del Despacho. | Solo a quien de verdad reparte. |
Se pueden marcar los cinco permisos y, si el maestro está apagado, el usuario no ve nada. Es el primer sitio donde hay que mirar cuando alguien dice «no me aparece el almacén».
El segundo candado: la cartera de clientes
Un usuario que no es maestro de inventarios solo ve los movimientos de los clientes que lo tengan asignado. La asignación se hace en la ficha del contacto, no en la del usuario.
Contactos > (abrir el cliente) > pestaña Ventas y Compras > Ejecutivos de Portal AsignadosUn usuario con todos los permisos encendidos, que no es maestro y no tiene ningún cliente asignado, ve la pantalla de Salidas vacía — con su buscador, sus filtros y cero tarjetas. Parece que el portal no funciona. Le falta cartera, no permisos.
Perfiles típicos, listos para copiar
Errores al dar de alta
- Marcar a todos como maestro de inventarios «para que no batallen». Se pierde el filtro por cartera y con él la razón de ser del reparto por rutas.
- Encender Entradas a todo el mundo. Recibir mal es más caro que surtir mal: se contamina el catálogo y la trazabilidad.
- Olvidar la cartera y culpar al portal.
- Dar de alta al chofer sin marcar «Es Chofer de Ruta»: no aparece en el desplegable del Despacho y no se le puede asignar nada.
🚀 Antes de arrancar en DIFAM
Cinco decisiones y una capacitación de cuarenta minutos. Lo que hay que resolver antes del primer día real.
El portal está construido y probado, pero hay cinco cosas que dependen de DIFAM, no del sistema. Ninguna es difícil; todas son mejores resueltas antes que después.
Las cinco decisiones
El portal muestra el nombre comercial y el horario de atención del cliente cuando la ficha los tiene. Son campos que hay que crear en la ficha de contacto. No son obligatorios —sin ellos el portal simplemente no pinta esas líneas— pero son los dos datos que más viajes perdidos evitan.
La capacitación, en 40 minutos
Elijan una entrega chica y real, y súrtanla juntos en la pantalla. Una orden de prueba inventada no enseña nada porque nadie le tiene respeto. Una real, con el cliente esperando, se aprende de una vez.
Lista de arranque
⚡ Recetario: “necesito hacer X, ¿qué aprieto?”
22 recetas directas al grano. Búscalas con Ctrl + K.
- Abre difam.odoo.com/my en el navegador
- Entra con tu correo y contraseña de Odoo
- Busca el bloque CENTRO LOGÍSTICO arriba de la página
- Desde el menú del navegador, «Agregar a pantalla de inicio»
- Entra a SALIDAS
- Cambia el selector a «Pedido / Origen»
- Teclea el folio, aunque sea incompleto
- Presiona la lupa
- Entra a SALIDAS
- Toca el filtro «Atrasados»
- Lee el conteo que sale arriba de las tarjetas
- Ordena por «Cliente» para agrupar destinos
- Abre la orden con SURTIR ORDEN
- Aprieta ⚡ TODO en la barra de arriba
- Captura quién recibe y pide la firma
- VALIDAR y confirmar
- Escribe el primer lote y su cantidad
- Aprieta «+ Agregar lote»
- Escribe el segundo lote y su cantidad
- Verifica que el contador diga Surtido: X / X
- Captura la cantidad real en cada línea
- Aparece la caja amarilla «Diferencia Detectada»
- Captura la fecha del jueves
- Firma y valida
- Dale al cliente el folio pendiente del ticket
- Captura la cantidad real
- Deja la fecha de la caja amarilla VACÍA
- Acepta el aviso que dice que se cancelará el resto
- Avisa a ventas
- En la tarjeta de ese producto, «Foto de este producto»
- Toma la foto con la etiqueta legible
- Verifica que el botón diga «Foto lista»
- Valida normalmente
- Entra a ENTRADAS
- Busca el folio P o la remisión del proveedor
- Toca RECIBIR y captura cantidades y lotes
- Corrige la ubicación en «¿DÓNDE SE GUARDA?» y aprieta Guardar
- Captura quién entregó, pide firma y valida
- Ábrelo desde una recepción
- En la caja «¿DÓNDE SE GUARDA?» escribe Zona, Área, Pasillo y Nivel
- Aprieta Guardar y espera el «✔ Guardado»
- Comprueba que las etiquetas de arriba se actualizaron
- Entra al LOCALIZADOR
- Busca por clave interna, que es más exacta que el nombre
- Suma las cantidades si sale en varias ubicaciones
- Contesta con cantidad y ubicación
- Entra a DESPACHO
- Marca «Ruta interna» y elige chofer en cada entrega
- Numera las paradas de diez en diez
- Aprieta guardar en cada renglón
- Manda la ruta con «Enviar ruta al chofer»
- Entra a MI RUTA
- Busca la parada
- Toca «Avisar»
- Revisa el mensaje que se abrió en WhatsApp y envíalo
- En MI RUTA, toca «Entregar» en esa parada
- Captura lo que de verdad bajaste del camión
- Pásale el teléfono al cliente para la firma
- VALIDAR y muéstrale el ticket
- Entra a MI RUTA con el filtro en Hoy
- Aprieta Imprimir arriba a la derecha
- Guarda o imprime el PDF
- Captura en el portal al volver a tener red
- Entra al escritorio de Odoo
- Inventario > Operaciones > Transferencias
- Abre el albarán
- Imprimir > Ticket DIFAM
- Inventario > Operaciones > Transferencias
- Abre el albarán
- Mira el panel de archivos adjuntos
- El historial también dice cuántas evidencias se adjuntaron
- Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios
- Abre el usuario y ve a la pestaña Portal DIFAM
- Enciende el interruptor maestro y «Ver Salidas» y «Usar Localizador»
- Asígnale clientes en la ficha de cada contacto
- Que entre desde su teléfono delante de ti
- Pon el filtro en «Todos» y limpia la búsqueda
- Si sigue vacía, revisa si es maestro de inventarios
- Si no lo es, revisa que tenga clientes asignados
- Ese es el caso en el 90% de las veces
- Revisa el interruptor «Habilitar Portal DIFAM Almacén»
- Es el que se olvida: sin él no se ve nada
- Que cierre sesión y vuelva a entrar
- Entra a SALIDAS
- Cambia el selector a «Cliente / Proveedor»
- Teclea el nombre de la colonia
- Ordena por «Cliente» para agrupar
- Entra a SALIDAS
- Cambia el selector a «Producto»
- Teclea la clave interna del producto
- Salen todas las órdenes pendientes que lo incluyen
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❓ Preguntas frecuentes
Las dudas que salen en toda capacitación, respondidas sin rodeos.
¿Necesito instalar algo en el celular?
No. El portal se abre con el navegador. Puedes agregarlo a la pantalla de inicio desde el menú del navegador y queda como un icono más.
¿Funciona sin internet?
No. Consulta y escribe en vivo. En zonas sin señal, imprime la ruta y captura al volver a tener red.
¿Es la misma contraseña de Odoo?
Sí. Es la misma cuenta. Si no puedes entrar al portal, tampoco vas a poder entrar a Odoo: el problema es la cuenta, no el portal.
No veo el Centro Logístico
Falta el interruptor maestro «Habilitar Portal DIFAM Almacén» en tu usuario. Es lo primero que hay que revisar.
Veo el Centro Logístico pero mi lista sale vacía
Casi siempre es la cartera: no eres maestro de inventarios y no tienes clientes asignados. También revisa que no haya quedado un filtro o una búsqueda puesta.
Toco DESPACHO y me regresa al inicio
Esa pantalla es solo para el maestro de inventarios. El portal no muestra un error: te devuelve al inicio.
¿Puedo trabajar dos órdenes al mismo tiempo?
Sí, en dos pestañas del navegador. Cada una guarda lo suyo al validar.
¿Qué pasa si cierro la pestaña a medio surtir?
Se pierde todo lo capturado: cantidades, lotes, fotos y firma. El portal no guarda borradores. Lo único que ya quedó guardado es la ubicación, si apretaste su botón Guardar.
¿Puedo deshacer una validación?
Desde el portal no. Hay que hacerlo en el escritorio de Odoo con permisos de inventario, y no siempre queda limpio. Avisa al jefe de almacén de inmediato.
¿Puedo agregar un producto que no venía en la orden?
No. El portal solo trabaja las líneas que la orden ya trae. Si sobra algo que no estaba, se resuelve en el escritorio.
¿Puedo cancelar una orden desde el portal?
No. Cancelar es del escritorio.
¿Puedo entregar más de lo pedido?
Sí. La línea se marca «⬆ Sobrante» y se entrega la cantidad real. Avisa a ventas el mismo día porque afecta la factura.
¿Puedo entregar menos?
Sí. Se abre la caja amarilla para decidir si el resto se agenda o se cancela.
Dejé la fecha del faltante vacía sin querer
El resto se canceló. Avisa a ventas el mismo día para que decidan si rehacen el pedido.
¿Qué pasa si un producto queda en cero?
Simplemente no se entrega. Y como está por debajo de lo pedido, cuenta como faltante para la caja amarilla.
El botón VALIDAR no hace nada
Revisa si salió un aviso: el más común es que un producto rastreado tenga cantidad pero no número de lote. Sin lote, la validación se detiene.
¿Tengo que capturar el lote siempre?
Solo en productos rastreados, y solo si les pusiste cantidad. Es obligatorio: sin lote el movimiento sería intrazable.
¿El portal captura la caducidad del lote?
No. Crea el lote con su número, pero la caducidad hay que capturarla en el escritorio. Avisa el mismo día cuando crees un lote nuevo.
Escribí mal un número de lote y ya validé
Avisa al jefe de almacén de inmediato. La trazabilidad no se corrige sola y cuanto más tarde, más documentos hay encima.
¿Cuántos lotes puedo poner en una línea?
Los que necesites. Se agregan con «+ Agregar lote» y el contador va sumando.
¿Por qué en números de serie la cantidad está fija en 1?
Porque una serie identifica una pieza única. Para tres piezas se agregan tres líneas.
¿Es obligatoria la firma?
El sistema no la obliga: se puede validar sin ella, y a veces hay que hacerlo. Pero si el cliente está enfrente, no firmar es perder la única prueba.
¿Puedo tomar varias fotos del mismo producto?
No: la última reemplaza a la anterior. Toma una foto que muestre todo lo que quieres documentar.
¿Dónde quedan las fotos?
Adjuntas al albarán en Odoo, para siempre. Se ven en el panel de adjuntos del documento.
¿Las fotos ocupan mucho espacio?
No. El portal las comprime a mil píxeles de ancho: unos doscientos kilobytes cada una.
¿Puedo reimprimir un ticket?
Sí, desde el escritorio: abre el albarán y usa Imprimir > Ticket DIFAM.
¿El almacenista ve precios o costos?
No. Ninguna pantalla del portal muestra precio, costo ni margen. Esos datos no viajan a estas pantallas.
¿Por qué una orden aparece en rojo si es de hoy?
Porque la fecha programada incluye hora. Si era para las 9:00 y ya son las 11:00, está vencida.
¿«Para Hoy» usa la hora del servidor?
No. Usa tu zona horaria, así que «hoy» es de verdad hoy en Guadalajara.
Busco un folio y no aparece
Puede que ya se haya validado o cancelado: el portal solo lista lo pendiente. También revisa que el selector no esté en «Referencia (WH/…)», que solo mira el número interno.
Busco un folio y aparecen dos tarjetas
No es un duplicado: ese pedido salió partido en dos entregas. Fíjate en la fecha y en el número de líneas.
¿Qué significa el estado «Esperando»?
Que Odoo no reservó existencias suficientes. No te impide surtir: si el producto está en el anaquel, captúralo.
¿Puedo surtir un albarán en Borrador?
Sí, pero pregunta antes: suele ser un movimiento a medio hacer de otra persona.
Guardé mal una ubicación
Ese botón escribe al instante y afecta a todas las órdenes de ese producto. Se corrige en la siguiente recepción o en el escritorio. Avisa al jefe de almacén.
El botón de WhatsApp no manda el mensaje
No lo manda: lo prepara. Tú lo revisas y aprietas enviar. Es a propósito, para poder corregir un teléfono o una dirección mal capturados.
Mi Ruta sale vacía
Revisa el filtro: viene puesto en «Hoy». Ponlo en «Todas» para ver si de verdad no te asignaron nada.
¿Un chofer puede surtir una entrega que no es suya?
No. Solo puede abrir y validar las entregas donde él es el chofer asignado.
¿Qué pasa si dos personas abren la misma orden?
La primera que valide se queda con la operación. La segunda verá que la orden ya no está disponible. Coordínense por radio, no por el sistema.
Este manual describe la operación estándar de Odoo 19 y las prácticas de implementación de Grupo Veniu. Las rutas de menú pueden variar ligeramente según los módulos instalados en tu instancia.